letzte Änderung: 27.05.2025
EBICS, die Einrichtung neuer Zugänge in Profi cash (hier Version 11).
Dies hier soll nur eine schnell erreichbare Orientierungshilfe sein, eine Hilfe für Kolleg*innen sowie Techniker*innen, die bei der Einrichtung helfen soll.
Im Handbuch ist dies Thema natürlich ausführlich beschrieben.
Wichtige grundsätzliche Info:
Die elektronische Unterschrift ist an den/die Anwender gebunden. D.h., wenn mehrere Menschen mit EBICS arbeiten sollen, ist die Einrichtung der Anwender über Stammdaten, Anwenderverwaltung vorher durchzuführen. Dort können auch Kontoberechtigungen gezielt gesetzt werden, was unter EBICS eine besondere Bedeutung hat. Unter EBICS werden in der üblichen Konfiguration die Kontoumsätze als Sammeldatei geliefert und der Software kommt die Sortieraufgabe zu, wer welche Umsätze sehen darf und soll.
EBICS Bankparameter:
Unter EBICS wird ein Bank- bzw. unter Umständen auch ein Firmenzugang separat eingerichtet.
Das Menü erreicht der Master (=Adminuser für Profi cash) über Stammdaten, EBICS-BPD-Verwaltung.
Das Fenster ist zweigeteilt. Oben kann die Bankparameter (in Folge BPD) dies wie eine Zugangsbeschreibung sehen: Hier wird festgelegt, wie der Zugang heißt, hier GLS, sowie Kunden-ID, BLZ, Hostname. Anhand des Hostnamens erkennt Profi cash den Bankserver und trägt idealerweise die Daten und EBICS-Version selbständig ein. Ich bezeichne das immer als Wegbeschreibung.
Dies muss pro Bank bzw. pro Firma nur ein einziges Mal gemacht werden, also bei einer neuen EBICS-Bank.
Wichtig: Grundsätzlich ist Groß- und Kleinschreibung zu beachten!
Im unteren Teil werden die Anwender verwaltet, die Zugang zu dieser EBICS-Kunden-ID haben dürfen. Im Beispiel hat der Anwender „test“ (1) noch keine Berechtigung erhalten.
Wird wirklich immer im gleichen Netzwerk gearbeitet, kann man den Haken bei „ohne verteile EU“ setzen (EU = elektronische Unterschrift). Dies ist auch bei VPNs meist der Fall (Remote Desktop, Citrix u.#.). Dies hat den Vorteil, dass Aufträge ohne vollständige Unterschrift nicht zum Server geschickt werden.
Mit markieren wird „Hinzufügen“ aktiv (2) und wird links in die Liste eingetragen.
Jetzt kann die Teilnehmer-ID erfasst werden (bei Genobanken groß schreiben!), die Vollmacht (4) gesetzt werden und das Sicherheitsdmedium (5). Die Sicherheitsdatei ist hier Standard, die Chipkarte eher selten. Speichern Sie zum Zuordnen.
Userwechsel
Der/die Anwender*in muss sich nun anmelden (bei neuen Zugängen mit Passwort „system“) und den Zugang einrichten. Die „Techniker“, also der „master“ sind hier aus dem Spiel, die elektronische Unterschrift sollte aus Sicherheitsgründen ausschließlich von den Anwendern selbst eingerichtet werden!
Vorarbeiten: Ein USB-Stick, Wechseldatenträger oder ein verschlüsseltes Laufwerk (Veracrypt o.ä.) sollte eingerichtet sein. Idealerweise wäre eine Chipkartenlösung die sicherste Methode. Ein Drucker muss eingerichtet sein, weil am Ende Papier unterschrieben werden muss (die virtuelle Unterschrift wird mit der „echten“ Unterschrift bestätigt), als Zwischenlösung ist auch ein PDF-Drucker möglich. Im Notfall kann der Druck wiederholt werden (Datei/Protokolle/Druck wiederholen) und abgespeichert werden. Es gibt auch Banken wie die GLS Bank, die die Schlüsselbriefe elektronisch signiert über das Postfach akzeptieren.
Das Menü ist unter „Stammdaten“, „EBICS-Schlüsselverwaltung“ zu finden:
EBICS-Besonderheit:
Man kann bei mehreren Banken oder Firmen auch mit ein und derselben elektronischen Unterschrift arbeiten. Das ist insbesondere bei Chipkarten-Nutzung interessant: Mit einer einzigen Karte kann man bei allen Banken unterschreiben (natürlich pro Anwender). Aufgrund der besseren Sicherheit im Vergleich zu einer kopierbaren Datei sollte dies eine Überlegung wert sein. Fragen Sie ggf. Ihre IT/IT-Betreuung.
D.h. man kann auch eine vorhandene Sicherheitsdatei einfach zuordnen. Ich empfehle dies bei Dateien nicht. Man spart keinen Speicherplatz und ist eine Datei defekt, sind sämtliche Bankzugänge betroffen!
Schritte für einen neuen Zugang mit Signaturdatei:
BPD Kürzel passend auswählen (1) . Spätestens jetzt benötigt man den Pfad zum Ablegen der Sichrheitsdatei (2). Mit dem Button rechts kommt man in den üblichen Windows-Dialog.
Im Schritt (3) wählt man entweder eine vorhandene Sicherheitsdatei aus (rechter Button), ich empfehle bei neuen Zugängen eine neue Sicherheitsdatei (linker Button).
In den nächsten Schritten wird man durch die Schlüsselerzeugung geführt (ohne Screenshots). Die Datei wird angelegt und mit geeignetem Passwort verschlüsselt.
Mit „EBICS-Zugang initialisieren“ werden die Schlüssel an den Bankserver übertragen.
Während des Vorgangs holt Profi cash die öffentlichen Schlüssel der Bank ab. Diese müssen mit dem Bankdatenblatt verglichen werden: So unterschreibt und verschlüsselt die Bank.
Am Ende wird der Drucker anspringen und die sogenannten INI-Briefe ausdrucken.
Diese müssen eigenhändig von den jew. Berechtigten unterschrieben werden und sollten direkt an die Fachabteilung der jew. Bank geschickt werden (bei der GLS Bank Online-Team). Bei den genossenschaftlichen Banken werden initialisierte Schlüssel ohne Freigabe spätestens nach einem Monat gelöscht. Ist dies geschehen, muss Punkt 4 noch einmal wiederholt werden, dabei ändern sich die Schlüssel und damit die Briefe nicht.
