Menue_VRNWS_Lastschrift_05_mandat

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oder in der Baumstruktur (links am Bildrand). Das Baummenü klappt ein (linkes Bild), wenn es nicht “gepinnt” wird. Ist es nicht zu sehen, kann es oben über Extras wieder aktiviert werden.

         Menue_VRNWS_Menue_Baumstruktur_eingeklapptMenue_VRNWS_Menue_Baumstruktur

Das Erfassungsmenü der SEPA-Lastschrift.

 

Menue_VRNWS_Lastschrift_01_Erfassung

Rechts wählen Sie aus, ob Sie eine “normale” Basislastschrift oder eine Euro-Eil-Lastschrift einziehen wollen. Die Euro-Eil Lastschrift bietet den Vorteil, dass die Vorlauffrist nur einen Tag beträgt. Dafür kann sie aktuell nur mit deutschen IBAN (DE) verwendet werden und sie muss bei den meisten VR-Banken separat vereinbart und freigeschaltet werden.

Menue_VRNWS_Lastschrift_02_Eil_oder_nicht_eil

Zentraler Punkt ist die Fälligkeit der Lastschrift. Diesen Termin vereinbaren Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen. Das Verständnis der Sequenz (erstmalig, wiederkehrend) und Terminsteuerung ist absolut notwendig, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Lesen Sie hier etwas zu den Grundlagen der Terminfindung.

Unten zeigt Ihnen die Software den spätesten Versand an. Diese späteste Versand wir errechnet anhand der Feiertage, Wochenenden etc. plus dem in der SEPA-Konfiguration eingestellten Puffer-Tage.

Menue_VRNWS_Lastschrift_02_faelligkeit

Hier können Sie die Sequenz einstellen. Buchen Sie einmalig nur, wenn Sie das zugrundeliegende Mandat nur ein einziges Mal verwenden wollen. Nach der Buchung des einmaligen Mandates ist das Mandat erloschen, man benötigt ein neues.

Die übliche Form sind wiederkehrende Mandate, die “erstmalig” gebucht werden müssen, wenn die Bank des Zahlungspflichtigen diese Buchung zum ersten Mal erhält. (es geht also nicht um die Einreichung, sondern um die Bank wo eingezogen wird!!!)

Menue_VRNWS_Lastschrift_02_sequenz

Die Verwaltung der Sequenzen und der Mandate kann sehr sehr aufwändig sein. Die VR-NetWorld Software bietet mit der Mandatsverwaltung hier eine hervorragende Unterstützung, damit man den Überblick nicht verliert. Die Mandatsverwaltung muss zwar nicht verwendet werden, ich würde dies aber dringend bei allen Unternehmen und Vereinen empfehlen, die regelmäßige Einzüge planen.

Menue_VRNWS_Lastschrift_04a_mandatsliste

Menue_VRNWS_Lastschrift_04_mandatsliste

Das Mandat mit seiner Mandatsreferenz und seinem Mandatsdatum ist eine Einheit. Das Mandatsdatum (roter Pfeil) muss in der Vergangenheit liegen oder von heute sein. Beides kann aus der Mandatsverwaltung entnommen werden.

Die Ende-zu-Ende-Referenz ist etwas anders. Sie kennzeichnet den Auftrag selbst, also z.B. den Zweck. Im Gegensatz zum Verwendungszweck muss die Ende-zu-Ende-Referenz bis zu den Zahlungspfichtigen durchgereicht werden und darf – eigentlich – von den beteiligten Banken nicht verändert werden. Gerade zur Verwaltung i
st diese also sehr wichtig, besonders bei Rücklastschriften.

 

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Die Vorbelegungen stellen Sie unter “Extras” ein. Menue_VRNWS_Menue_Extras_Einstellungen

Hier können Sie auch die Vorlauffrist konfigurieren

 

Menue_VRNWS_Menue_Extras_Einstellungen_SEPAHier können Sie auch

Wurden unter dem alten Zahlungsverkehr die Namen der Abbuchenden noch von der Bank geliefert, so ist dies unter SEPA völlig anders, weil die Auftraggeberdaten direkt mit dem zugrundeliegenden Mandat und der Gläubiger-ID zusammen hängen.
Stimmt also der (Firmen-)Name nicht, so müssen diese Daten bereits an der Datenquelle geändert werden, also am Programm, dass die Buchungssätze erzeugt.

Prüfen Sie daher die Einstellungen in Ihrer Software, der logische Ort, an dem diese Namensdaten verwaltet werden kann, ist die Mandats- oder Gläubiger-ID-Verwaltung.

Bei GLS eBank (Windata) finden sich gleich mehrere Stellen, an denen die Mandate/Gläubiger-ID verwaltet werden können. Schauen Sie sich daher jeden Eintrag an und gleichen Sie diesen ab.

Mandat/Mandate: Dort sollten Informationen eingetragen sein. Diese Daten finden Ihre Basis in der Gläubiger-ID, die Sie unter “Stammdaten” sehen können.
Schauen Sie sich bitte hier die Eigenschaften Ihrer Gläubiger ID an.

Prüfen Sie auch die am Konto hinterlegten Daten der Gläubiger ID unter “Stammdaten/Auftraggeber”. Diese Informationen werden verwendet, wenn keine Mandatsverwaltung im Programm genutzt wird.

Wichtig
Eine Änderung des Gläubiger-Namens hat zwingend auch eine Mandatsänderung zur Folge!

Zahlungsverkehrsprogramme sollten dies wissen und über die Änderung im Buchungsauftrag informieren. Ich glaube allerdings nicht, dass dies wirklich alle beherzigen und vor allen Dingen kann ich mir nicht vorstellen, dass die Excel auf SEPA-Konverter dies wirklich können.