SEPA-Lastschriften – Die häufigsten Fehler Sequenz und Mandat

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Seit dem 21. November 2016 muss im neuen SEPA-Format nicht mehr „erstmalig“ eingereicht werden und die Vorlagefrist ist auf 1 Target-Tag im ganzen SEPA-Raum verkürzt worden.

Bei der Verarbeitung von SEPA-Lastschriften kann man eine Menge falsch machen. Ich beschäftige mich jetzt aber hier nur mit den Fehlern, die beim Buchen selbst auftreten. Es geht mir nicht um die Fehler, die zwischen Einreicher und Zahlungspflichtigen auftreten können, wenn also z.B. keine Vorabinfo verschickt wird.

Die Sequenz der Buchung und das Mandat selbst wird häufig verwechselt
Das Mandat ist die Grundlage für den Einzug. Der Standard ist das wiederkehrende Mandat, das zum wiederholten Einzug ermächtigt.
Welche Lastschriftsequenz in der Buchung verwendet wird, ist abhängig vom Mandat. Ein Mandat zum einmaligen Einzug bedingt, dass ich auch nur eine einmalige Lastschrift buchen darf, nach der Benutzung ist das Mandat erloschen. Wiederkehrende Mandate erlöschen erst, wenn sie drei Jahre nach der letzten Buchung nicht verwendet wurden. Das Mandat ist durch die Mandatsreferenz, -Datum und durch die Gläubiger ID eindeutig definiert.

Und was sind SEPA-Lastschrift-Daueraufträge?
Einige Banken bieten Basis-Dauerlastschriften an, die vom Banksystem automatisch gebucht werden. Voraussetzung ist natürlich ein gültiges wiederkehrendes Mandat. Aber ein Dauerauftrag wird eben nicht automatisch mit Anlage einer Lastschrift mit wiederkehrendem Mandat angelegt, dies ist ein Missverständnis, das mir hin und wieder begegnet.

Ich würde übrigens diese automatische Form nur empfehlen, wenn es sich um wenige Aufträge handelt (Übersichtlichkeit), sich die Aufträge selten ändern und/oder die Zeitabstände groß sind, also jährliche Einzüge z.B. genutzt werden sollen. Warum? Jede Änderung muss separat freigegeben werden. Werden gemeinschaftliche Buchungsberechtigungen genutzt, das kommt in Vereinen oder Firmen häufiger vor, dann kann dies auch ein Argument für bankverwaltete Dauerlastschriften sein. Ansonsten würde ich eher zu einer Zahlungsverkehrssoftware und/oder Buchhaltungslösung bzw. Mitgliederverwaltung raten, bei der man die Buchungen selbst verwalten kann.

Menue: VR-NetWorld Software Lastschriften

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oder in der Baumstruktur (links am Bildrand). Das Baummenü klappt ein (linkes Bild), wenn es nicht „gepinnt“ wird. Ist es nicht zu sehen, kann es oben über Extras wieder aktiviert werden.

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Das Erfassungsmenü der SEPA-Lastschrift.

 

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Rechts wählen Sie aus, ob Sie eine „normale“ Basislastschrift oder eine Euro-Eil-Lastschrift einziehen wollen. Die Euro-Eil Lastschrift bietet den Vorteil, dass die Vorlauffrist nur einen Tag beträgt. Dafür kann sie aktuell nur mit deutschen IBAN (DE) verwendet werden und sie muss bei den meisten VR-Banken separat vereinbart und freigeschaltet werden.

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Zentraler Punkt ist die Fälligkeit der Lastschrift. Diesen Termin vereinbaren Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen. Das Verständnis der Sequenz (erstmalig, wiederkehrend) und Terminsteuerung ist absolut notwendig, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Lesen Sie hier etwas zu den Grundlagen der Terminfindung.

Unten zeigt Ihnen die Software den spätesten Versand an. Diese späteste Versand wir errechnet anhand der Feiertage, Wochenenden etc. plus dem in der SEPA-Konfiguration eingestellten Puffer-Tage.

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Hier können Sie die Sequenz einstellen. Buchen Sie einmalig nur, wenn Sie das zugrundeliegende Mandat nur ein einziges Mal verwenden wollen. Nach der Buchung des einmaligen Mandates ist das Mandat erloschen, man benötigt ein neues.

Die übliche Form sind wiederkehrende Mandate, die „erstmalig“ gebucht werden müssen, wenn die Bank des Zahlungspflichtigen diese Buchung zum ersten Mal erhält. (es geht also nicht um die Einreichung, sondern um die Bank wo eingezogen wird!!!)

Menue_VRNWS_Lastschrift_02_sequenz

Die Verwaltung der Sequenzen und der Mandate kann sehr sehr aufwändig sein. Die VR-NetWorld Software bietet mit der Mandatsverwaltung hier eine hervorragende Unterstützung, damit man den Überblick nicht verliert. Die Mandatsverwaltung muss zwar nicht verwendet werden, ich würde dies aber dringend bei allen Unternehmen und Vereinen empfehlen, die regelmäßige Einzüge planen.

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Das Mandat mit seiner Mandatsreferenz und seinem Mandatsdatum ist eine Einheit. Das Mandatsdatum (roter Pfeil) muss in der Vergangenheit liegen oder von heute sein. Beides kann aus der Mandatsverwaltung entnommen werden.

Die Ende-zu-Ende-Referenz ist etwas anders. Sie kennzeichnet den Auftrag selbst, also z.B. den Zweck. Im Gegensatz zum Verwendungszweck muss die Ende-zu-Ende-Referenz bis zu den Zahlungspfichtigen durchgereicht werden und darf – eigentlich – von den beteiligten Banken nicht verändert werden. Gerade zur Verwaltung i
st diese also sehr wichtig, besonders bei Rücklastschriften.

 

Menue_VRNWS_Lastschrift_05_mandat

Die Vorbelegungen stellen Sie unter „Extras“ ein. Menue_VRNWS_Menue_Extras_Einstellungen

Hier können Sie auch die Vorlauffrist konfigurieren

 

Menue_VRNWS_Menue_Extras_Einstellungen_SEPAHier können Sie auch

Umbuchung bzw. Übertrag funktioniert nicht

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Bei Problemen mit Umbuchungen/Überträgen sollte man folgendes prüfen:

Geht es um die Buchungen zwischen Konten bei der gleichen Bank, dann müssen Auftraggeber und Empfänger identisch sein, da das Geld nicht den Eigentümer wechseln darf. (Je nach Bank wird auch der Übertrag von Einzelkonten auf Gemeinschaftskonten erlaubt, wenn alle an den Konten Inhaber (also Eigentümer) sind).

Bei bestimmten Konten, z.B. Festgeldern und Tagesgeldern, können oder müssen feste Gegenkonten/Referenzkonten vereinbart werden. Nur zu diesen Konten ist dann eine Buchung möglich, Fest- und Tagesgeldkonten dürfen ja nicht dem „Zahlungsverkehr“ dienen.

Die Gegenkonten/Referenzkonten werden von einigen Programmen in einer separaten Liste verwaltet. Bitte prüfen Sie bei Problemen, ob dieses Liste aktiv ist oder existiert und ggf. richtig eingestellt ist. Voraussetzung könnte beispielsweise sein, dass das Konto nicht als Girokonto geführt wird. Prüfen Sie dies in der Anleitung zu Ihrer Software.

SEPA-Übertrag in FinTS/HBCI:
Für den SEPA-Übertrag gibt es einen definierten Auftrag, den das Programm beherrschen muss. Hier haben einige Programme noch Nachholbedarf. Suchen Sie nach „Umbuchung“ oder „Übertrag“. Häufig erkennen die Programme anhand der Namensbezeichnungen oder Kontonummern die Möglichkeit und schlagen diese Buchungsform vor.

Von Sparkonten zu anderen Konten muss ein Übertrag gewählt werden – vom Girokonto zu Spar- und Tages-/Festgeldkonten kann per Übertrag gebucht werden. Der Unterschied kann in der Gebührenberechnung und Limit-Überwachung liegen.

-> Starmoney: Übertrag funktioniert nicht, weil das Konto als Festgeld eingetragen ist.

SEPA: Sammler oder Einzelbuchungen?

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zuletzt aktualisiert am 26.03.2018
Suchwort: #Sammler

Durch SEPA ergeben sich viele Änderungen, eine davon ist die Verarbeitung der Sammelbuchungen, kurz Sammler.

Keine Einzelinformationen, obwohl nur ein Auftrag in der Buchung steckt?
Lösung: Senden Sie Einzelaufträge nicht als Sammler verpackt. Das System geht davon aus, dass Sie Details der Sammler nicht in den Kontoumsätzen sehen möchten. Damit könnten Sie z.B. auch einzelne, vertrauliche Buchungen „verstecken“. Beachten Sie bitte, dass Sie dann nicht mit dem „Batchbooking=false“-Merkmal buchen dürfen (s.u.). In windata/GLS eBank können Sie die Buchung am einzelnen Auftrag umändern, bzw. durch eine Massenänderung bearbeiten. In der VR-NetWorld Software finden Sie das Kästchen im Ausgangskorb, bei Profi cash erstellen Sie den Job mit dem Haken „Als Einzelaufträge“.

Als Sammler senden und doch einzeln buchen lassen: Batchbooking
Batch heißt „Stapel“. Sie können nun unter SEPA mit Ihrem Auftrag die Bank anweisen, die Buchungen einzeln zu verarbeiten. Die Kontofreischaltung muss mit vielen Banken separat vereinbart werden, da einzelne Buchungen auch einzelne Buchungsgebühren kosten können.
Der Vorteil am Verfahren ist, dass Sie selbst entscheiden können, ob ein Sammler als Sammler gebucht werden soll oder eben nicht. Die Vorteile sind klar: Nur ein Auftrag wird gesendet, es muss nur ein Protokoll gedruckt werden und bei PIN & TAN-Zugängen wird nur eine TAN nötig. Der Auftrag muss dazu mit dem Merkmal „Batchbooking=False“ versehen werden.
Achtung: Einige Banken schalten die Akzeptanz generell frei und einige Banken können dies nicht verarbeiten. Die Verarbeitung als Einzelauftrag wird als einzelne Buchung ausgeführt.
Vorteile in Kürze: Einzelbuchung auf Befehl, nur ein Auftrag, ggf. nur eine TAN nötig.
Nachteil: Evtl. Kosten, je nach Kontomodell.

Lastschriftsammler werden von der Software aufgeteilt (gesplittet), warum?
Lastschriftaufträge können nicht zusammen gebucht werden, wenn sie nicht die gleiche Sequenz haben (erstmalig, wiederkehrend) und wenn der Fälligkeitstermin nicht übereinstimmt. EBICS kann diese Verarbeitung darstellen und da viele Programmierer die Doku von EBICS als Grundlage ihrer SEPA-Programmierung genommen haben, gibt es häufiger Probleme.

Programmtipps:

-> Wie Sie Batchbooking und Jobs in Profi cash einstellen können.

GLS eBank Basis und Professional/ windata:

  • De-/Aktivieren Sie das Batchbooking-Flag bei der Datenübertragung, also beim Senden der Aufträge.
  • Bei der Auftrags-Erfassung können Sie wählen, ob Sie Einzelaufträge buchen möchten
  • Durch eine Massenänderung können Sie die Aufträge umstellen.

FinTS/HBCI: SEPA-Lastschriften und Firmen- bzw. Einreichernamen

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Wurden unter dem alten Zahlungsverkehr die Namen der Abbuchenden noch von der Bank geliefert, so ist dies unter SEPA völlig anders, weil die Auftraggeberdaten direkt mit dem zugrundeliegenden Mandat und der Gläubiger-ID zusammen hängen.
Stimmt also der (Firmen-)Name nicht, so müssen diese Daten bereits an der Datenquelle geändert werden, also am Programm, dass die Buchungssätze erzeugt.

Prüfen Sie daher die Einstellungen in Ihrer Software, der logische Ort, an dem diese Namensdaten verwaltet werden kann, ist die Mandats- oder Gläubiger-ID-Verwaltung.

Bei GLS eBank (Windata) finden sich gleich mehrere Stellen, an denen die Mandate/Gläubiger-ID verwaltet werden können. Schauen Sie sich daher jeden Eintrag an und gleichen Sie diesen ab.

Mandat/Mandate: Dort sollten Informationen eingetragen sein. Diese Daten finden Ihre Basis in der Gläubiger-ID, die Sie unter „Stammdaten“ sehen können.
Schauen Sie sich bitte hier die Eigenschaften Ihrer Gläubiger ID an.

Prüfen Sie auch die am Konto hinterlegten Daten der Gläubiger ID unter „Stammdaten/Auftraggeber“. Diese Informationen werden verwendet, wenn keine Mandatsverwaltung im Programm genutzt wird.

Wichtig
Eine Änderung des Gläubiger-Namens hat zwingend auch eine Mandatsänderung zur Folge!

Zahlungsverkehrsprogramme sollten dies wissen und über die Änderung im Buchungsauftrag informieren. Ich glaube allerdings nicht, dass dies wirklich alle beherzigen und vor allen Dingen kann ich mir nicht vorstellen, dass die Excel auf SEPA-Konverter dies wirklich können.